Wie wir arbeiten.
Diese Notizen legen unsere Arbeitsweise offen: die Grundsätze, nach denen wir Prozesse ordnen, und das Vorgehen, mit dem wir sie automatisieren. Sie zeigen, was hinter unseren Projekten steht, bevor das erste System angefasst wird.
Unsere Grundsätze
Ganzheitlich statt punktuell
Wir lösen keine Einzelprobleme, sondern betrachten den Prozess von Anfang bis Ende. Eine optimierte Teilstrecke bringt wenig, wenn der Übergang davor oder danach bricht
Deterministik vor Probabilistik
Was sich eindeutig regeln lässt, regeln wir fest. Künstliche Intelligenz setzen wir gezielt dort ein, wo Eindeutigkeit nicht herstellbar ist, nicht als Selbstzweck.
Nachvollziehbarkeit als Bedingung
Jeder automatisierte Schritt muss prüfbar bleiben. Wir bauen Prozesse so, dass sie GoBD-konform und auditierbar sind.
Tool-agnostisch
Wir verkaufen keine Lizenzen und sind an keinen Hersteller gebunden. Welche Werkzeuge passen, entscheidet Ihr Prozess.
Unser Vorgehen
Architektur
Bevor wir etwas verändern, verstehen wir das Ganze. Wir erfassen, wie Daten, Dokumente und Verantwortlichkeiten in Ihren Prozessen zusammenhängen und wo Ihre Systeme aneinandergrenzen. Das Ergebnis ist ein klares Bild der Ist-Situation, nicht eine Sammlung von Einzelbeobachtungen.
Optimierung
Bevor ein Prozess in Technik gegossen wird, entfernen wir, was ihn unnötig kompliziert macht: doppelte Erfassungen, Medienbrüche, Schleifen ohne Mehrwert. Ein automatisierter Umweg bleibt ein Umweg.
Standardisierung
Ein Prozess, der in jedem Einzelfall anders abläuft, lässt sich weder verlässlich steuern noch automatisieren. Wir definieren einen verbindlichen Standardablauf und klare Regeln für die Ausnahmen, die es wirklich gibt.
Automatisierung
Erst jetzt automatisieren wir. Dabei stehen deterministische Kontrollen vor probabilistischen Komponenten: Was sich eindeutig regeln lässt, wird fest geregelt. KI-gestützte Verfahren setzen wir gezielt dort ein, wo Eindeutigkeit nicht herstellbar ist. So bleibt jeder Schritt nachvollziehbar und GoBD-konform.
Welche Werkzeuge dabei zum Einsatz kommen, entscheidet Ihr Prozess, nicht unser Portfolio.
Das Phasenmodell der Zusammenarbeit
- Phase 0
Mandat & Scoping
Wir klären gemeinsam mit der Geschäftsführung die übergeordnete Zielsetzung, stecken die relevanten Bereiche und Prozesse ab und legen Stakeholder sowie Erwartungen fest. Das Ergebnis sind ein transparenter Beratungsvertrag und ein klarer Analyseplan.
- Phase 1
IST-Analyse & Strukturdiagnose
In Workshops mit Ihren Fachbereichen nehmen wir die IST-Prozesse strukturiert auf, messen manuelle Aufwände und identifizieren System-, Daten- und Rollenbrüche. Das Ergebnis ist ein belastbares Bild: IST-Prozesslandkarte, Pain-Point- und Ursachenanalyse sowie priorisierte Handlungsfelder.
- Phase 2
SOLL-Prozess & Operating Model
Aus der Diagnose entwickeln wir den Zielzustand: reduzierte manuelle Schritte, sichtbares Automatisierungspotenzial, klare Rollen, Freigaben und Ausnahmen. Das Ergebnis sind SOLL- und Automatisierungslandkarte, ein Rollen- und Verantwortlichkeitsmodell und eine Nutzenbewertung.
- Phase 3
Roadmap & Umsetzungsplanung
Gemeinsam legen wir fest, welche Maßnahmen in welcher Reihenfolge umgesetzt werden. Wir unterscheiden Quick Wins von strukturellen Vorarbeiten, klären Zuständigkeiten und benennen Risiken. Das Ergebnis ist eine priorisierte Umsetzungs-Roadmap.
- Phase 4
Übergabe und Umsetzung
Alle vorangegangenen Phasen zielen auf diesen Punkt: die Automatisierung der zuvor definierten Prozesse. Wir konsolidieren die Fachkonzepte sowie Prozess-, Daten- und Reporting-Anforderungen und übergeben sie als Implementation Briefing und fachliches Lastenheft an unser Finance OS Team. Ab hier wird gebaut: Die in Phase 2 festgelegten SOLL-Prozesse werden technisch umgesetzt und automatisiert. In Greenfield-Projekten, in denen wir den vollständigen Stack implementieren, entsteht dabei ein durchgängiges Finance OS, das integrierte Betriebssystem für Ihr Accounting und Controlling. Es ist kein Produkt aus unserem Regal, sondern das Ergebnis aus den Werkzeugen, die zu Ihnen passen.
Die 7-Schichten-Referenzarchitektur
1. DMS
Die revisionssichere Dokumentenablage als Basis. Alles beginnt mit einer geordneten, auffindbaren Dokumentengrundlage.
2. Workflow
Steuert, wie Aufgaben und Dokumente durch den Prozess laufen
3. Data
Die strukturierte Datenhaltung, auf die alle weiteren Schichten zugreifen.
4. Accounting
Die buchhalterische Verarbeitung auf Basis sauberer Daten.
5. Reporting
Verlässliche Auswertung und Steuerung aus den verarbeiteten Daten.
6. AI
KI-gestützte Verfahren, gezielt dort, wo Eindeutigkeit nicht herstellbar ist.
7. Collaboration
Die Zusammenarbeit der Beteiligten über alle Schichten hinweg.
Unser Ansatz: Von punktueller Automatisierung zur Hyperautomation
Klarheit vor Automatisierung, saubere Prozessdefinition, Dokumentation, durchgängige Automatisierung ganzer Prozessketten über Systemgrenzen hinweg.
