Use Case

Aufbau einer skalierbaren Finance- und Prozessarchitektur inkl. Automatisierung zur Ablösung erfahrungsbasierter Steuerung und Schaffung nachhaltiger Skalierbarkeit im Mittelstand

Beschreibung

Konzeption und Umsetzung einer integrierten Finance- und Prozessarchitektur zur Schaffung von Transparenz und Steuerungsfähigkeit in einem mittelständischen Bauunternehmen mit stark gewachsenen Strukturen.

Ausgangssituation

Ein etabliertes Unternehmen im Bausektor mit mehreren operativen Einheiten wollte seine Verwaltungs- und Finanzprozesse digitalisieren und erstmals ein strukturiertes Controlling aufbauen.

Zentrale Herausforderungen:

Keine vollständige Kostenrechnung und fehlende Transparenz über Margen und Profitabilität
Kein strukturiertes Kennzahlen- und Reporting-System
Steuerung primär auf Basis von Erfahrungswerten statt belastbarer Daten
DATEV war eingeführt, jedoch nicht strukturiert konfiguriert und nicht prozessual eingebettet
Mehrere parallel eingeführte Systeme ohne Integration (u. a. Zeiterfassung, Werkstattsoftware, DMS)
Fragmentierte Prozesse mit manuellen Übergaben zwischen Abteilungen
Überforderung der Mitarbeiter durch nicht abgestimmte Systeme und Prozesse

Konkrete Auswirkungen (Proof of Pain):

Erhebliche Skontoverluste im mittleren sechsstelligen Bereich durch verzögerte Rechnungsprüfung
Keine Klarheit darüber, welche Bereiche, Projekte oder Leistungen tatsächlich profitabel sind
Fehlallokation von Ressourcen und ineffiziente Steuerung des operativen Geschäfts
Hoher Abstimmungsaufwand und doppelte Datenerfassung
Geringe Datenqualität und eingeschränkte Aussagekraft von Auswertungen
Wachsender operativer Aufwand ohne entsprechende Skalierbarkeit

Vorgehen und Lösungsansatz:

Ziel des Projekts war der Aufbau einer integrierten Finance- und Systemarchitektur zur Schaffung von Transparenz, Steuerungsfähigkeit und Skalierbarkeit über alle operativen Einheiten hinweg.

Wir sind strukturiert und entlang einer klaren Architektur-Logik vorgegangen und haben dabei die fachliche und strukturelle Gesamtverantwortung für Zielbild und Umsetzung übernommen.

1. Analyse und Zielbilddefinition

Aufnahme und Dokumentation der bestehenden Systemlandschaft und Prozessstrukturen
Identifikation von Medienbrüchen, ineffizienten Abläufen und fehlender Integration
Entwicklung eines klaren Zielbilds (SOLL) für die zukünftige System- und Prozessarchitektur
Definition fachlicher Zielstrukturen, insbesondere für Kostenrechnung und Rechnungsprozesse

2. Aufbau einer steuerungsfähigen Kostenrechnung

Konzeption und Implementierung eines unternehmensweiten Kostenstellen- und Kostenträgersystems
Bewusste Trennung von Kostenstellen- und Kostenträgerlogik zur sauberen Abbildung unterschiedlicher Profit-Center-Strukturen
Grundlage für die Ermittlung von Deckungsbeiträgen auf Ebene von Projekten, Produkten und Aufträgen

3. Systemharmonisierung und Datenbasis

5. Integration und operative Umsetzung

Verknüpfung der eingesetzten Systeme zur Schaffung eines durchgängigen Datenflusses
Aufbau einer End-to-End-Prozess- und Datenlogik über alle Systeme hinweg
Federführende Steuerung der Implementierung und Abstimmung aller beteiligten Parteien
Strukturierte Befähigung der Mitarbeitenden zur Nutzung der neuen Prozesse und Systeme

6. Aufbau erster Steuerungs- und Reportingstrukturen

Ergebnisse und Business Impact:

Bereits im bisherigen Projektverlauf konnten wesentliche strukturelle und operative Verbesserungen erzielt werden:

Bereits erreichte Ergebnisse:

Aufbau einer durchgängigen und belastbaren Kostenrechnungsstruktur als Grundlage für fundierte Steuerungsentscheidungen
Schaffung eines konsistenten Datenfundaments über mehrere Systeme hinweg durch harmonisierte Stammdaten
Deutliche Reduktion manueller Prozessschritte in der Rechnungsverarbeitung sowie erste messbare Effizienzgewinne
Verkürzung von Durchlaufzeiten in zentralen Prozessen durch strukturierte Abläufe und erste Automatisierung
Verbesserung der Transparenz in Bezug auf Kosten- und Umsatzstrukturen
Erste belastbare Auswertungen zur operativen Steuerung auf Kostenstellen- und Umsatzebene
Spürbare Reduktion von Abstimmungsaufwand und Medienbrüchen zwischen Abteilungen

Weitere Ziele und laufende Umsetzung:

Weitere Automatisierung und Beschleunigung der Rechnungsprüfungsprozesse zur Reduktion von Skontoverlusten im mittleren sechsstelligen Bereich
Klare Identifikation profitabler und unprofitabler Bereiche, Projekte und Leistungen
Aufbau einer belastbaren Grundlage für datenbasierte Steuerung, Investitionsentscheidungen und Priorisierung
Weiterentwicklung der Reporting- und Kennzahlenstruktur für eine ganzheitliche Unternehmenssteuerung
Skalierbare Abbildung von Wachstum und steigender Komplexität ohne proportionalen Personalaufbau

Übergeordneter Impact:

Das Unternehmen entwickelt sich von einer überwiegend erfahrungsbasierten Steuerung hin zu einer strukturierten, datenbasierten Entscheidungsgrundlage.

Gleichzeitig wird eine nachhaltige Basis geschaffen, um operative Prozesse, Systeme und Datenflüsse langfristig effizient und skalierbar zu gestalten.